Cuando pides presupuesto para formar a tu equipo en IA, te dan un precio. Lo que no aparece en esa factura es la hora de cada persona sentada en la sala, ni el trabajo que se queda esperando mientras tanto. Y sin embargo es una parte del coste tan real como los honorarios del formador: se paga en nómina, aunque no se vea en ningún recibo del curso.
No te lo contamos para convencerte de que formar es caro o barato, sino para que compares con todos los números sobre la mesa. Cuando se cuenta la hora de la plantilla, algunas decisiones cambian por completo: el formato, la duración, a quién formar primero y cómo aprovechar cada hora. Aquí tienes cómo hacer la cuenta y qué hacer con el resultado.
Qué entra en el coste real de una hora de formación
Además de la factura, suelen sumarse varias partidas que se olvidan:
- La factura del curso: honorarios, materiales y, si procede, la plataforma.
- La hora de cada persona: lo que le cuesta a la empresa esa hora de trabajo, no solo su salario neto.
- Lo que no se hace durante esas horas: atención a clientes, ventas, producción. Cuando otro compañero cubre, ese coste se desplaza, pero no desaparece.
- Logística: sala, equipos, desplazamientos, comida si hay jornada completa.
- Tiempo de aplicación: las horas posteriores en las que la persona prueba lo aprendido con su trabajo real, que al principio son menos productivas.
La tres y la cinco son las más difíciles de medir, y por eso se dejan fuera. Conviene anotarlas aunque sea con una estimación honesta, y decir cuál es su calidad.
Cómo calcular el coste de una hora de empleado
Una forma sencilla, para una persona concreta:
- Suma lo que cuesta anualmente a la empresa: salario bruto, la cotización a la Seguridad Social a cargo de la empresa y otros conceptos que aplicaran (pluses, seguros).
- Divide entre las horas realmente trabajadas al año, descontando vacaciones, festivos y ausencias habituales. Dividir entre las horas del convenio sin descontar da un coste por hora más bajo del real.
Tu gestoría o tu asesor laboral puede darte este dato por puesto en pocos minutos. Si trabajas con perfiles muy distintos, calcula una media por grupo (por ejemplo, administración, comerciales, producción) en lugar de un número para todos.
Un ejemplo con números inventados
Caso hipotético. Los números que siguen son inventados para ilustrar el método; sustitúyelos por los de tu empresa.
Una pyme quiere formar a 8 personas en una jornada de 6 horas. La factura del curso es de 900 €. El coste de empresa de una hora de cada persona es, de media, 22 €.
- Horas de plantilla: 8 personas × 6 horas = 48 horas.
- Coste de esas horas: 48 horas × 22 € = 1.056 €.
- Coste total: 900 € + 1.056 € = 1.956 €.
- Coste por persona: 244,50 €.
- Coste por persona y hora: 40,75 €.
Con estas cifras, el curso costaba 900 € en factura y 1.956 € en total: las horas de la plantilla pesaron más que los honorarios. Y todavía faltaría añadir la logística y el tiempo de aplicación. No se trata de que el curso fuese caro, sino de que quien compara solo facturas está comparando la mitad del problema.
Qué dicen los datos sobre por qué importa cómo se aprovechan las horas
Tres datos ayudan a pensar el cálculo, con sus cautelas:
- Según el Work Trend Index 2024 de Microsoft (una encuesta de 31.000 trabajadores del conocimiento de 31 países), solo el 39 % de las personas que usan IA en el trabajo había recibido formación en IA de su empresa. Es una encuesta autodeclarada, encargada por una empresa que vende herramientas de IA, y el porcentaje se refiere solo a quienes ya la usan.
- En el Work Trend Index 2026 de Microsoft (20.000 trabajadores que usan IA, en 10 mercados), los factores organizativos (cultura, apoyo de los jefes y prácticas de talento) explican más del doble del impacto de la IA declarado por los usuarios que los factores individuales, como la actitud (67 % frente a 32 %). El «impacto» es un índice construido por Microsoft a partir de lo que dicen los propios usuarios, no una medida objetiva de productividad.
- El artículo 23.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce a quienes llevan al menos un año en la empresa un permiso retribuido de 20 horas anuales de formación profesional para el empleo vinculada a la actividad de la empresa, acumulables hasta cinco años. No es una obligación de formar en IA en concreto, y el propio artículo da por cumplido el derecho si la persona puede hacer formación dentro de un plan de la empresa o pactado por convenio. Consulta tu convenio y a tu asesor laboral.
La lectura práctica es prudente: son datos declarados, no una medición de lo que rinde cada hora, pero apuntan a que formar no basta y a que conviene acompañar la formación con apoyo del jefe, tiempo para probar y algo concreto que aplicar. Por eso, al calcular el coste, merece la pena sumar las horas posteriores de aplicación guiada. Si quieres medir qué ocurre después, tienes ideas en nuestro artículo sobre cómo medir el impacto de la formación en IA.
Cómo cambia la decisión de formato
Cuando el coste de las horas pesa tanto como la factura, regatear el precio por hora del formador ahorra menos que reducir las horas que no hacen falta. Compara por formato con el mismo método:
| Formato | Qué pasa con la factura | Qué pasa con las horas de plantilla | Cuándo suele encajar |
|---|---|---|---|
| Jornada completa presencial | Un solo evento, fácil de presupuestar | Toda la plantilla fuera del puesto a la vez | Equipos pequeños, cuando se puede parar la actividad |
| Sesiones cortas repartidas | Más sesiones, más coordinación | Menos parada, y se aplica entre sesión y sesión | Equipos con atención continua a clientes |
| Online a ritmo propio | Suele ser más barata por persona | Cada uno elige la hora, pero hay riesgo de no terminarlo | Contenidos básicos y plantillas con disciplina |
| Taller con casos reales del negocio | Más personalizada | Las horas sirven también para avanzar tareas reales | Cuando el objetivo es cambiar cómo se trabaja |
No hay formato perfecto: depende de cuánta actividad puedes parar, de cuántos puestos distintos tienes y de qué quieres que cambie. En nuestro artículo sobre formación en IA presencial frente a online tienes una comparación más detallada, y sobre microformación de 15 minutos puedes ver cómo se reduce la parada cuando las sesiones son muy cortas.
También cambia a quién formas. Formar a todos lo mismo suele ser lo más caro: quien trabaja en administración necesita ejemplos distintos de quien atiende en tienda, y repetir contenido que no usarán es pagar horas por nada. Segmentar por puesto puede reducir horas y facilita que lo aprendido se aplique.
Haz tu propio cálculo en seis pasos
- Lista las personas que asistirían y las horas de cada una, incluidas las de aplicación posterior.
- Pide a tu gestoría el coste de empresa por hora de cada grupo de puestos.
- Multiplica horas por coste hora y suma el total.
- Añade la factura del curso y la logística.
- Divide entre el número de personas y entre las horas para ver el coste por persona y por hora.
- Repite el cálculo con otro formato, y compara también qué esperas poder hacer de forma distinta después. No pongas cifras de retorno que no puedas comprobar.
Si la formación puede bonificarse, parte de la factura podría recuperarse; pregúntalo a tu gestoría y repasa cómo ordenar la documentación de la formación bonificada para no perder tiempo.
Fuentes
- Microsoft (2024): 2024 Work Trend Index Annual Report
- Microsoft (2026): 2026 Work Trend Index report: Agents, human agency, and opportunity
- BOE (2025): Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
Conclusión
La factura del curso es solo la parte visible de lo que cuesta formar. Al sumar la hora de cada persona, la logística y el tiempo de aplicación, el cálculo cambia, y con él lo que conviene contratar: menos horas innecesarias, contenidos por puesto y un formato que permita aplicar lo aprendido desde el primer día. Hacer la cuenta con números propios no promete ahorros, pero sí evita decidir con la mitad de la información.
En MG Solutions formamos a equipos de empresa en IA, por puesto y con casos reales de tu negocio, y también implantamos agentes de IA a medida.
Puedes ver más detalles de nuestra formación en IA para empresas.
Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.