¿Cuántas horas tiene que liberar una formación para que salga a cuenta? Es una pregunta que se puede contestar con una calculadora antes de firmar nada, y casi nunca se hace. Se decide por intuición («seguro que merece la pena») o por miedo («no podemos quedarnos atrás»), y luego nadie sabe si ha funcionado, porque nadie dijo qué significaba funcionar.
Este artículo propone una fórmula de tres pasos para calcular cuántas horas por persona y semana hay que liberar para recuperar el coste de la formación, con un ejemplo y con sus límites. Una advertencia previa: es un ejercicio de cálculo para decidir con más criterio, no una promesa de ahorro. Los números del ejemplo están inventados y no corresponden a ninguna empresa.
La fórmula en tres pasos
Paso 1: calcula el coste total.
Coste total = precio de la formación + (horas de formación por persona × número de personas × coste por hora) + otros costes
El «coste por hora» es lo que cuesta a la empresa una hora de esa persona: sueldo más cotizaciones, repartido entre las horas que trabaja al año. Tu gestor puede darte el dato. Los «otros costes» son desplazamientos, materiales o el tiempo de quien coordine la formación.
Paso 2: calcula las horas que hay que recuperar.
Horas a recuperar en total = coste total ÷ coste por hora
Horas a recuperar por persona = horas totales ÷ número de personas
Paso 3: reparte esas horas en el plazo que te marques.
Horas por persona y semana = horas por persona ÷ semanas de plazo
La clave está en el plazo. Recuperar una inversión en cinco meses es muy distinto de recuperarla en un año, y ese es un dato que tienes que fijar tú, no la fórmula.
Un ejemplo con números inventados
Ejemplo hipotético, con cifras inventadas solo para enseñar la mecánica: una empresa de 10 personas, una formación de 3.000 euros, 8 horas de formación por persona y un coste de 25 euros por hora de cada persona.
| Concepto | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Precio de la formación | Presupuesto | 3.000 € |
| Horas del equipo en formación | 10 personas × 8 horas × 25 € | 2.000 € |
| Coste total | 3.000 € + 2.000 € | 5.000 € |
| Horas a recuperar en total | 5.000 € ÷ 25 € por hora | 200 horas |
| Horas a recuperar por persona | 200 horas ÷ 10 personas | 20 horas |
Con esas 20 horas por persona, el plazo decide el esfuerzo diario:
| Plazo para recuperarlo | Horas liberadas por persona y semana |
|---|---|
| 10 semanas | 2 horas |
| 20 semanas | 1 hora |
| 40 semanas | Media hora |
Con estos números inventados, recuperar el coste en 20 semanas exige que cada persona libere de media una hora a la semana. ¿Es realista? Eso depende de cuántas tareas repetitivas tenga cada puesto. Si alguien dedica varias horas a la semana a copiar datos, redactar respuestas parecidas o preparar informes, una hora es plausible. Si su trabajo es casi todo atención presencial, puede que no lo sea. La fórmula no responde a eso, pero te obliga a hacerte la pregunta con tus números delante.
Si quieres afinar el coste por hora y el resto de partidas, tienes un desglose en el coste de una hora de formación que casi nadie calcula y una referencia general en cuánto cuesta formar en IA a una plantilla de 20 personas.
Qué cuenta como hora liberada, y qué no
Aquí es donde más fácil resulta engañarse:
- Cuenta la hora neta. Horas que tardabas antes menos horas que tardas ahora, incluyendo el tiempo de revisar y corregir lo que genera la herramienta. Si preparar un informe pasa de dos horas a una, pero luego pierdes media hora corrigiéndolo, la hora liberada es media.
- No cuentan las tareas nuevas. Si ahora haces algo que antes no hacías, no estás ahorrando tiempo: estás ampliando el trabajo, lo cual puede ser bueno, pero no recupera el coste de la formación.
- Liberar una hora no es lo mismo que ahorrar un euro. El dinero solo se recupera si esa hora se emplea en algo que lo valga (atender a más clientes, cerrar presupuestos antes) o si evita pagar horas extra o externalizar un trabajo. Una hora libre que nadie aprovecha mejora el día a día, pero no sale en la cuenta de resultados.
- No todos los puestos liberan lo mismo. Calcula por puesto, no por media de empresa: administración, ventas y atención al cliente suelen tener más tareas repetitivas que producción o dirección.
Cómo medirlo sin engañarte
Medir lo que ahorras no es tan sencillo como preguntarle al equipo. Un estudio de METR de 2025 con 16 desarrolladores experimentados de grandes repositorios de código abierto halló que tardaron un 19 % más en resolver incidencias reales cuando podían usar herramientas de IA. Esperaban que la IA los acelerara un 24 % y, incluso después, seguían creyendo que los había acelerado un 20 %.
Hay que leerlo con cuidado: la muestra es muy pequeña, eran personas muy expertas en sus propios proyectos y las herramientas eran las de principios de 2025. En febrero de 2026 la propia METR explicó que había cambiado el diseño de su experimento porque cada vez más desarrolladores no querían trabajar sin IA, lo que sesga a la baja la estimación; sus estimaciones de finales de 2025 apuntaban a una aceleración, pero METR las considera evidencia muy débil. No sirve para concluir que la IA te hará más lento. Sirve para algo más modesto: la sensación de ir más rápido y el tiempo real pueden no coincidir, así que conviene medir.
Un método sencillo:
- Elige tres a cinco tareas repetitivas por puesto. Las que más tiempo consumen y se parecen entre sí.
- Mide antes. Durante un par de semanas, apunta en una hoja la tarea y los minutos que lleva.
- Mide después. Con la misma hoja, incluyendo el tiempo de revisión del resultado.
- Compara tareas parecidas, no semanas distintas con cargas distintas.
- Revisa la calidad: errores, devoluciones, correcciones. Una tarea más rápida y peor no es un ahorro.
Para ampliar el método, mira cómo medir el impacto de la formación en IA.
Si la formación no se usa, no libera horas
Una formación solo libera horas si se aplica. En la encuesta AI at Work 2025 de BCG (junio de 2025), realizada a líderes, mandos intermedios y empleados de oficina de primera línea de varios países, solo un tercio de los empleados dice haber recibido la formación adecuada, y el uso regular de la IA es claramente mayor entre quienes reciben al menos cinco horas de formación (y tienen acceso a formación presencial y coaching).
Es una encuesta, no un experimento. Quienes reciben más formación pueden diferir en otras cosas, y la «formación adecuada» es una valoración de cada persona. Pero apunta a algo que se suele descubrir a la fuerza: una formación aislada, sin práctica ni seguimiento, difícilmente cambia el trabajo. Por eso el formato importa tanto como el precio, algo que comparamos en taller de un día o programa de tres meses: qué formato encaja.
Lo que la fórmula no recoge
La cuenta de horas es útil, pero incompleta. Quedan fuera:
- La calidad. Menos errores, presupuestos mejor presentados o respuestas más consistentes pueden valer más que el tiempo, y son difíciles de convertir en horas.
- El riesgo. Una plantilla que sabe qué datos no debe meter en una herramienta evita problemas que no aparecen en ninguna hoja de cálculo hasta que ocurren.
- Las obligaciones. Si formar a tu equipo responde a una exigencia legal, el criterio ya no es solo si sale a cuenta. Tienes un resumen en AI Act y formación obligatoria: qué dice la ley exactamente.
- Los costes que siguen después. Licencias de herramientas, revisión y el tiempo de quien sostenga el uso en el día a día.
Cómo usar el resultado
- Si las horas por persona y semana que necesitas son pocas y tus puestos tienen tareas repetitivas claras, es un buen candidato para empezar.
- Si son muchas, reduce el coste (por ejemplo, formando primero a los puestos con más tareas repetitivas), alarga el plazo o replantea el formato, con un taller de arranque y un seguimiento ligero.
- Antes de empezar, fija cómo medirás y cuándo revisarás. Una fecha en el calendario, con las hojas de tiempo delante.
- Decide con la cifra, pero no solo con ella. El cálculo ordena la conversación; no sustituye al criterio de quien dirige la empresa.
Si el cálculo de una inversión más amplia te interesa, puedes ver cómo calcular el punto de equilibrio de un proyecto de IA.
Fuentes
- BCG (2025): AI at Work 2025: Momentum Builds, but Gaps Remain
- METR (2025): Measuring the Impact of Early-2025 AI on Experienced Open-Source Developer Productivity
- METR (2026): We are Changing our Developer Productivity Experiment Design
Conclusión
El punto de equilibrio de una formación se calcula con tres pasos: sumar el coste total, convertirlo en horas y repartir esas horas en un plazo. El resultado no te dice si la formación merece la pena, pero sí qué tendría que pasar para que la merezca, y eso permite medirlo después con honestidad. Y como las horas liberadas no son dinero ahorrado por sí mismas, conviene decidir también en qué se emplearán.
En MG Solutions formamos a equipos de empresa en IA, por puesto y con casos reales de tu negocio, y también implantamos agentes de IA a medida. Podemos ayudarte a identificar en qué tareas de cada puesto tiene más sentido empezar a medir.
Puedes ver el enfoque en formación en IA para empresas.
Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.