En RR. HH. de una pyme el tiempo siempre falta. Por eso resulta tan tentador abrir una herramienta de IA, pegar el correo de una baja médica o el informe de una evaluación y pedirle que lo resuma o que proponga qué hacer. Son tres segundos y parece inofensivo.
No lo es del todo. Los datos de tu plantilla son datos personales, algunos especialmente delicados, y pegarlos en una herramienta externa no es lo mismo que pegar un texto cualquiera. Además, hay decisiones, como contratar, evaluar o sancionar, que afectan a la vida de una persona y que no deben quedar en manos de una herramienta. Este artículo marca dónde están las líneas rojas y qué sí puedes hacer con IA en RR. HH. sin cruzarlas. No sustituye al asesoramiento jurídico: es un punto de partida para conversar con tu asesor.
Qué dicen las autoridades (y qué no)
El 27 de enero de 2026, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó el decálogo «Cuidado con lo que le confIAs». En el ámbito laboral, destaca la importancia de seguir las políticas de información y seguridad de cada organización y de no incluir en las herramientas de IA información que revele datos confidenciales de la entidad, ni de su personal o clientes. Son recomendaciones, no obligaciones legales por sí mismas, pero señalan por dónde van las autoridades.
Las consecuencias de tratar mal los datos personales pueden ser serias. El portal Your Europe de la UE indica que el incumplimiento del Reglamento general de protección de datos (RGPD) puede dar lugar a multas de hasta 20 millones de euros o del 4 % del volumen de negocios mundial de la empresa, en determinadas infracciones. Es el tramo máximo, no lo que le pasará a cualquier incumplimiento, y se refiere a protección de datos en general, no solo a IA.
Para dimensionar la actividad de las autoridades, según su Memoria 2025, la AEPD recibió ese año 30.931 reclamaciones, la cifra más alta de su historia y un 64 % más que el año anterior, y el importe total de las sanciones impuestas en 2025 ascendió a 48.108.765 euros. La nota no desglosa cuánto pesa la IA en ese total: son datos de protección de datos en general.
Las líneas rojas, una por una
| Dato o tarea | Por qué es delicado | Qué puede hacer la IA | Qué hace la persona |
|---|---|---|---|
| Salud, bajas y adaptaciones del puesto | El RGPD da un trato reforzado a los datos de salud y no sabes dónde acaban los datos que pegas | Redactar una plantilla genérica de comunicación, sin datos de nadie | Gestiona el caso con la persona, con el servicio de prevención y con quien corresponda |
| Evaluaciones del desempeño | Afectan a la carrera, a la retribución y a la relación con el equipo; la IA puede inventar o sesgar | Proponer la estructura de un formulario de evaluación | El mando evalúa, justifica y habla con la persona |
| Sanciones y despidos | Consecuencias graves y requisitos formales; hace falta verificar hechos | Nada sobre casos reales; como mucho, un modelo genérico de protocolo para revisar con tu asesor | Dirección y asesor laboral deciden y documentan |
| Selección de personal | El Reglamento europeo de IA trata el empleo como un área sensible | Redactar descripciones de puesto y preguntas generales de entrevista | Las personas deciden quién pasa a cada fase |
| Estado de ánimo o emociones de la plantilla | El Reglamento de IA prohíbe el reconocimiento de emociones en el trabajo, con algunas excepciones (por ejemplo, médicas o de seguridad) | Nada | No se usa |
| Nóminas, datos bancarios, documentos de identidad | No hay ninguna razón para pegarlos en una herramienta de IA | Nada | Se gestionan en el programa de nóminas o de gestión |
Una regla de pulgar: si el texto que vas a pegar permite identificar a una persona concreta y hablar de su salud, su dinero, su rendimiento o sus problemas, es un dato que no debe entrar en una herramienta externa sin que hayas revisado antes las condiciones y lo hayas hablado con tu asesor o con el delegado de protección de datos, si tu empresa lo tiene.
Por qué las decisiones sobre personas las toman personas
Hay cuatro razones prácticas, más allá de las normas.
La IA se equivoca con seguridad. Puede dar un resumen elegante con un dato inventado o una conclusión que nadie ha comprobado. En una nota de producto es un fallo. En una carta de sanción puede ser un problema grave.
No conoce el contexto. No sabe que esa persona venía de un año difícil, que el compañero no ha trabajado nunca con ese cliente o que el convenio dice otra cosa. Un jefe sí.
La responsabilidad no se delega. Si la decisión es injusta, la empresa responde, no la herramienta. Por eso conviene que haya un nombre y apellidos detrás de cada decisión sobre una persona.
La norma ya mira esta zona. El artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores da al comité de empresa el derecho a ser informado de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de IA que afectan a decisiones sobre condiciones de trabajo, acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles. Ese derecho es del comité, no de cada trabajador. Y, según la Comisión Europea, las reglas del Reglamento de IA para los sistemas de alto riesgo en áreas sensibles, entre ellas el empleo, se aplicarán desde el 2 de diciembre de 2027. La mejor preparación es ir acostumbrándose ya a que la IA prepare y la persona decida.
Si te interesa ese terreno, tienes qué pasa con la IA en despidos y evaluación del desempeño y una guía sobre quién responde si un empleado se equivoca usando IA.
Lo que sí puede hacer la IA en RR. HH. sin cruzar la línea
La IA puede quitarte trabajo en RR. HH. si no maneja datos de personas concretas:
- Redactar borradores de comunicaciones generales: convocatorias de reuniones, normas de uso del calendario, anuncios de cambios.
- Proponer el esqueleto de una política interna, un manual de acogida o un formulario de evaluación para que lo revises.
- Preparar un guion de entrevista estructurada, igual para todas las personas candidatas.
- Resumir documentación pública, como un convenio o una norma, para que luego la contrastes con el texto oficial y con tu asesor.
- Trabajar con datos de plantilla realmente anonimizados, sin nombres ni nada que permita identificar a nadie, y siempre revisando antes el resultado. Ojo: quitar el nombre no siempre basta; un puesto único en una pyme pequeña ya identifica.
Cómo convertirlo en reglas del equipo
Una forma sencilla de ponerlo por escrito es un semáforo de una página:
- Rojo (nunca): salud, bajas, sanciones, evaluaciones individuales, datos bancarios, documentos de identidad y cualquier dato que permita identificar a una persona en estos temas.
- Ámbar (solo con permiso de la dirección y tras revisar la herramienta): datos de plantilla anonimizados para estadísticas o informes internos.
- Verde (libre): textos genéricos, plantillas, borradores sin datos de nadie, ideas y formatos.
Añade tres cosas: quién revisa todo lo que sale con IA antes de que llegue a una persona; un registro de las herramientas aprobadas; y, si tienes comité de empresa, qué se le ha informado. Y forma a quien trabaja en RR. HH. antes de dar acceso. En cómo formar al equipo de RR. HH. para usar IA tienes un punto de partida, y en qué arriesgas al subir documentos internos una mirada complementaria sobre secreto empresarial.
Fuentes
- AEPD (2026): La AEPD publica un decálogo con recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA
- Your Europe, portal de la Unión Europea (2026): Protección de Datos conforme al reglamento RGPD
- AEPD (2025): La Agencia recibió más de 30.000 reclamaciones en 2025, un 64% más que el año anterior
- BOE (2025): Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
- Comisión Europea (2026): AI Act | Shaping Europe's digital future
Conclusión
Con los datos de la plantilla, la regla es sencilla: la IA puede ayudarte a preparar, ordenar y redactar, pero no es el sitio para pegar información de salud, bajas, evaluaciones o sanciones, y nunca decide sobre una persona. Esas decisiones son de profesionales de RR. HH. y de la dirección, con el asesor cuando haga falta. Un semáforo de una página, un registro de herramientas y formación para quien trabaja con estos datos te dejan en mejor posición ante las autoridades y ante tu propio equipo.
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