Tu equipo probablemente ya usa la IA, con permiso o sin él. La pregunta útil no es si la usan, sino si saben qué hacer cuando la situación no sale en ningún manual: un contrato con datos de terceros, un cliente enfadado, una cifra que suena demasiado bien para ser cierta. En esos momentos no se necesita saber de tecnología, se necesita criterio.
Este test recoge diez situaciones reales de oficina, con una respuesta orientativa para cada una. Sirve como diagnóstico antes de una formación y, repetido más adelante, como prueba de que haces seguimiento. No es un examen ni un certificado, y las respuestas son orientativas: dependen de tu política interna, de la herramienta concreta y de tu actividad.
Cómo usar el test
- Responded antes de leer. Primero cada persona anota su respuesta; después se lee la orientativa. Si leéis las dos cosas a la vez, el test no mide nada.
- Hacedlo en equipo, en diez o quince minutos. Lo valioso no es el acierto individual, sino la conversación que se abre cuando dos compañeros responden distinto.
- Marca una casilla cuando tu equipo responda esencialmente como la orientación. Si hay dudas o desacuerdo, déjala en blanco.
- No lo uses para puntuar a nadie. Es un termómetro del equipo, no una evaluación de personas.
Las diez situaciones
1. ¿Puedo subir este contrato a una herramienta de IA para que me lo resuma?
Respuesta orientativa: depende de tres cosas: si el contrato contiene datos personales o información confidencial (tuya o de un tercero), qué herramienta es y qué hace con lo que subes, y qué dice la política de tu empresa. Si dudas, no lo subas tal cual: quita nombres y cifras sensibles o pregunta antes. Un resumen tampoco sustituye la lectura de una persona ni el criterio del asesor jurídico.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
2. ¿Debo avisar al cliente de que le está atendiendo una IA?
Respuesta orientativa: sí conviene hacerlo siempre que el cliente pueda creer que habla con una persona. El Reglamento europeo de IA contempla obligaciones de transparencia, como avisar de que se interactúa con un chatbot, y tu asesor te confirmará qué te alcanza. Avisar, además, genera confianza y evita malentendidos.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
3. La IA me da una cifra y una cita muy convincentes. ¿Las copio en el informe?
Respuesta orientativa: no sin comprobarlas. Busca la fuente original y, si no la encuentras, no uses el dato. Una herramienta de IA puede inventar una referencia con total seguridad y buen estilo. Lo que firmas es tuyo, no de la herramienta.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
4. Tengo una montaña de currículums. ¿Dejo que la IA descarte a los menos adecuados?
Respuesta orientativa: no. Las decisiones sobre personas (contratar, descartar, evaluar) las toma una persona. La IA puede ayudarte a ordenar información o a resumir candidaturas, pero los criterios los pones tú y la decisión final también. Es además un terreno sensible desde el punto de vista legal, así que consulta antes de automatizar nada parecido.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
5. Un cliente está muy enfadado y la IA me propone una respuesta. ¿La envío tal cual?
Respuesta orientativa: revísala y adáptala. El enfado es terreno humano. Ante una queja formal, una situación sensible o una compensación económica, responde tú o quien tenga autoridad para decidir. La IA puede ayudarte a ordenar los hechos y a suavizar el tono, pero no a decidir qué ofreces.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
6. He encontrado una herramienta gratuita que va muy bien. ¿Puedo usarla con información de la empresa?
Respuesta orientativa: solo si está autorizada. Usar herramientas no aprobadas, lo que a veces se llama "IA en la sombra", es un riesgo: no sabes qué ocurre con lo que subes. Propón la herramienta a quien corresponda para que alguien la valore y, mientras tanto, no metas datos de la empresa ni de clientes.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
7. Me piden un informe para mañana y la IA lo ha escrito casi entero. ¿Lo entrego como mío?
Respuesta orientativa: lo firmas tú, así que lo revisas entero: datos, fuentes, tono y conclusiones. Sigue lo que diga la política de tu empresa sobre indicar el uso de IA; si no existe, plantéala. Y no entregues nada que no entiendas: si te preguntan por una frase, tienes que saber defenderla.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
8. ¿Puedo generar una imagen o una voz de una persona real, por ejemplo un compañero o un cliente?
Respuesta orientativa: solo con su permiso claro, para un fin concreto y sin engañar a nadie. Nunca para suplantar a alguien, para ridiculizarlo o para hacer creer que dijo algo que no dijo. Cuidado también con las imitaciones de voz de directivos, que se usan en fraudes: ante una orden urgente de pago, comprueba por otro canal.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
9. La IA propone un descuento o un plazo especial para un cliente. ¿Lo aplico?
Respuesta orientativa: no por sí solo. La IA no conoce tus márgenes ni tu relación con el cliente. Las condiciones comerciales las decide quien tiene autoridad en la empresa; la IA puede preparar opciones, pero no debe comprometer a la empresa.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
10. Creo que se ha enviado algo erróneo que preparó la IA. ¿Qué hago?
Respuesta orientativa: avisa cuanto antes a quien corresponda, corrige con el cliente o con la persona afectada y deja anotado qué ocurrió. Un error comunicado a tiempo suele ser un problema pequeño; uno escondido crece. Conviene que en tu equipo se pueda decir "me he equivocado" sin buscar culpables, porque es lo que permite aprender.
- Mi equipo responde esto de forma parecida.
Cómo valorar el resultado
Cuenta las casillas marcadas. No es una nota, es una orientación:
- De 8 a 10: base sólida. Pasa a formar por puesto con casos de tu negocio y a dejar por escrito tu política de uso.
- De 5 a 7: hay criterio, pero con huecos. Prioriza la formación en los temas donde el equipo dudó o discrepó.
- Menos de 5: antes de ampliar el uso de la IA, conviene parar y formar. No es un reproche: es mejor detectarlo ahora.
Mira también la dispersión: si las respuestas cambian mucho de una persona a otra, esa diferencia pesa más que la puntuación media. Significa que cada uno decide según su intuición, y eso es justo lo que una buena política de uso evita.
Cómo usarlo como evidencia de seguimiento
Si repites el test después de una formación, tendrás una comparación útil. Para que sirva de seguimiento y no de papel olvidado, anota en un registro interno la fecha, el equipo que lo hizo, las preguntas en las que hubo más dudas, la acción que decidiste y la fecha de la próxima repetición. Guarda los resultados por equipo y no por persona, salvo que haya un motivo para hacerlo.
Ten claro lo que no es: el test no acredita por sí solo el cumplimiento de ninguna obligación legal y no sustituye ni a la formación ni al asesoramiento jurídico. Es un apoyo para documentar que tu empresa se ocupa del asunto y para decidir qué reforzar.
La IA te puede ayudar a adaptar las situaciones a tu sector o a preparar una versión más corta para otro equipo. Las respuestas orientativas, en cambio, conviene que las valide tu asesor y que las adaptes a tu política interna.
Si quieres seguir, puedes leer cómo formar a tu equipo en el uso de IA sin ser técnico, cómo preparar a tu equipo para el AI Act y el análisis de qué piden los empleados y qué ofrecen las empresas en formación en IA.
Conclusión
Usar la IA con criterio es saber qué datos no se suben, cuándo se avisa al cliente, qué se comprueba antes de firmar y qué decisiones no se delegan. Este test no da un título, pero ayuda a ver dónde está tu equipo y qué reforzar primero.
En MG Solutions formamos a equipos de empresa en IA, por puesto y con casos reales de tu negocio, y también implantamos agentes de IA a medida.
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Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.